Permitir que los socios participen en la junta desde cualquier lugar resulta cómodo, eficiente y, en muchos casos, necesario. Ahora bien, antes de enviar un enlace de videoconferencia conviene comprobar que la sociedad está realmente preparada para ello desde el punto de vista mercantil. Le asesoramos en estos casos…
Durante años, la asistencia a las juntas de socios estuvo inevitablemente ligada a la presencia física. Sin embargo, la experiencia acumulada durante los últimos ejercicios (especialmente a raíz del COVID) ha cambiado por completo la forma en que muchas sociedades organizan sus reuniones.
Hoy resulta perfectamente posible que algunos socios acudan presencialmente al domicilio social mientras otros participen desde cualquier lugar mediante medios telemáticos. La fórmula ofrece indudables ventajas. Facilita la participación, reduce desplazamientos y favorece la toma de decisiones cuando los socios residen en ciudades distintas o mantienen agendas especialmente complejas. No obstante, conviene actuar con prudencia. Porque, aunque la tecnología simplifique la organización, las exigencias jurídicas siguen existiendo.
No todas las sociedades pueden celebrar juntas mixtas
Uno de los errores más frecuentes consiste en asumir que cualquier sociedad limitada puede permitir automáticamente la asistencia telemática de sus socios. No es así.
Antes de convocar una junta con participación a distancia, resulta imprescindible revisar detenidamente los estatutos sociales. La posibilidad de asistir telemáticamente debe encontrarse expresamente prevista en los estatutos. Si no existe dicha previsión, la sociedad deberá modificar previamente sus estatutos mediante acuerdo de junta general.
- Atención. Celebrar una junta con asistencia telemática sin cobertura estatutaria puede abrir la puerta a futuras impugnaciones de los acuerdos adoptados.
La convocatoria requiere información adicional
Cuando la sociedad ya dispone de la correspondiente previsión estatutaria, la convocatoria debe contener determinados extremos adicionales. No basta con indicar la fecha, hora y lugar de celebración. Los socios deben conocer con suficiente antelación cuestiones tan relevantes como, la plataforma o aplicación que se utilizará, procedimiento para conectarse, plazo para comunicar la asistencia telemática, forma de ejercer el derecho de voto o el sistema previsto para formular preguntas o intervenir.
Cuanta mayor claridad exista en estas instrucciones, menores serán las posibilidades de conflicto posterior.
- Atención. Una convocatoria incompleta puede provocar la nulidad de los acuerdos sociales si se considera que ha limitado los derechos de información o participación de alguno de los socios.
La identificación de los asistentes resulta esencial
La tecnología facilita la participación, pero también obliga a extremar las cautelas. El administrador debe asegurarse de que las personas conectadas son realmente quienes afirman ser. No se trata únicamente de una cuestión formal.
La correcta identificación de los asistentes afecta directamente a la válida constitución de la junta y al cómputo de mayorías. Por ello, resulta aconsejable establecer protocolos internos que regulen cuestiones prácticas como:
- Sistemas de autenticación previa.
- Remisión anticipada de documentación identificativa.
- Verificación mediante vídeo o firma electrónica.
- Confirmación previa de asistencia.
Grabar la sesión puede convertirse en una medida muy recomendable
La normativa no exige con carácter general la grabación de todas las juntas mixtas. Sin embargo, desde una perspectiva preventiva, resulta una medida altamente aconsejable. La grabación permite acreditar la correcta constitución de la junta, la identidad de los asistentes, el sentido de las votaciones, las intervenciones realizadas o la existencia o no de incidencias técnicas.
Igualmente resulta aconsejable remitir previamente a todos los socios la documentación objeto de deliberación. Esta práctica reduce conflictos y favorece un ejercicio efectivo del derecho de información.
¿Qué ocurre si finalmente todos los socios participan a distancia?
En la práctica sucede con frecuencia. La junta se convoca inicialmente como mixta, permitiendo tanto la asistencia presencial como telemática, pero finalmente todos los socios optan por conectarse a distancia. Esta circunstancia no transforma automáticamente la reunión en una junta exclusivamente telemática.
Desde el punto de vista jurídico seguirá considerándose una junta convocada como presencial con posibilidad de asistencia remota. No obstante, las juntas exclusivamente telemáticas presentan requisitos específicos adicionales que también conviene revisar previamente.
¿Su sociedad está preparada para celebrar juntas telemáticas con seguridad jurídica?
Muchas sociedades han incorporado soluciones tecnológicas sin adaptar simultáneamente sus estatutos o sus protocolos internos.
Por ello, puede resultar conveniente revisar:
- La redacción actual de los estatutos sociales.
- Los sistemas de convocatoria utilizados.
- Los procedimientos internos de identificación.
- Los protocolos de votación y participación.
- Las medidas de conservación de evidencias.
Una adecuada revisión societaria preventiva suele evitar impugnaciones futuras y proporciona mayor seguridad tanto a administradores como a socios. Porque, en materia societaria, tan importante como adoptar decisiones es poder acreditar posteriormente que dichas decisiones se tomaron correctamente.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
