Hay cambios normativos que obligan a rehacer procedimientos enteros y otros que, a primera vista, parecen simplemente documentales. El nuevo Real Decreto 723/2026 podría parecer de los segundos, pero conviene no quedarse ahí. La nueva norma amplía de forma considerable lo que una empresa debe explicar por escrito a sus trabajadores y, además, adelanta el momento en que tiene que hacerlo.
Cuando una empresa incorpora a una persona, buena parte de la relación laboral parece quedar resuelta con la firma del contrato. Puesto, salario, jornada, duración y poco más.
A partir del 5 de octubre de 2026, habrá que mirar este proceso con algo más de atención.
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (publicado en el BOE del día 15 de septiembre), amplía considerablemente la información que las empresas deben facilitar sobre las condiciones de trabajo y sustituye la regulación que estaba vigente desde 1998.
No significa necesariamente que todas las empresas tengan que diseñar contratos completamente nuevos. Si la información exigida ya aparece en el contrato entregado al trabajador, no habrá que repetirla en otro documento. El problema aparecerá cuando falten datos. En ese caso deberán facilitarse también por escrito.
¿A qué relaciones laborales afecta?
Con carácter general, las nuevas obligaciones de información se aplicarán a las relaciones laborales que duren más de cuatro semanas.
La norma contiene además particularidades para determinadas relaciones laborales especiales, empleados públicos y, de manera bastante detallada, para pescadores y gente de mar.
Para la mayoría de las empresas, sin embargo, el cambio se notará sobre todo en la contratación ordinaria.
Y aquí hay una cuestión importante. No basta con que las condiciones existan o sean conocidas internamente. Determinadas cuestiones tendrán que ponerse en conocimiento de la persona trabajadora por escrito.
¿Qué habrá que explicar a partir de ahora?
La lista es bastante extensa. Además de identificar a las partes y señalar la fecha de inicio de la relación laboral, habrá que informar del centro habitual de trabajo, las funciones y clasificación profesional y, cuando el contrato sea temporal, de la causa concreta que justifica esa temporalidad y su relación con la duración prevista.
También aumenta el detalle exigido respecto del salario. No bastará siempre con indicar una retribución global. Deberán identificarse por separado el salario base y los distintos complementos, indicando su periodicidad y forma de pago.
Si existen conceptos variables, habrá que explicar además cómo se calculan y qué criterios determinan que el trabajador tenga derecho a percibirlos.
Este punto puede resultar especialmente relevante para empresas que trabajan habitualmente con incentivos, comisiones, bonus o sistemas de retribución vinculados a objetivos.
La jornada también tendrá que explicarse mejor
La nueva regulación exige mayor precisión respecto del tiempo de trabajo. La información deberá incluir la duración y distribución de la jornada diaria, semanal y anual, el trabajo nocturno o por turnos cuando exista, los procedimientos utilizados para modificar horarios o turnos y los acuerdos relativos a las horas extraordinarias y su retribución.
También deberá informarse sobre las vacaciones y el procedimiento establecido para determinar cuándo se disfrutan.
La cuestión se vuelve todavía más concreta cuando la empresa utiliza distribución irregular de jornada. En estos casos habrá que informar sobre el sistema utilizado, las horas y días que pueden tomarse como referencia y los periodos mínimos de preaviso antes del inicio o cancelación de una tarea.
Para los trabajadores fijos-discontinuos, deberán indicarse los periodos de actividad e inactividad o, cuando todavía no puedan conocerse con exactitud, una estimación de los mismos.
Periodo de prueba, formación y salida de la empresa
Hay más información que hasta ahora podía aparecer de manera bastante escueta y que pasa a adquirir mayor importancia.
Si existe periodo de prueba, deberá indicarse su duración y sus condiciones. También deberá informarse sobre el derecho a la formación proporcionada por la empresa.
Y la obligación informativa no se limita al comienzo de la relación laboral. La documentación deberá recoger también información sobre el procedimiento aplicable a la extinción del contrato y los correspondientes plazos de preaviso.
Asimismo, deberá identificarse correctamente el convenio colectivo aplicable, incluyendo datos como su código, publicación, vigencia y, cuando corresponda, su situación de ultraactividad.
Planes de igualdad, acoso y medidas LGTBI
La información que recibe el trabajador se amplía también hacia determinadas políticas internas de la empresa. Cuando corresponda, deberá informarse de la existencia e identificación del plan de igualdad, así como de la política empresarial de conciliación cuando exista.
También deberá facilitarse información sobre el protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y sobre el conjunto de medidas y recursos destinados a alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI cuando la empresa disponga de ellos.
Esto obligará a revisar no solamente los modelos de contrato, sino también la documentación que normalmente se entrega durante la incorporación de una persona a la plantilla.
¿La empresa utiliza algoritmos o inteligencia artificial para tomar decisiones?
Esta es probablemente una de las novedades que más llamará la atención. El Real Decreto incorpora expresamente la obligación de informar sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones cuando se utilicen para decidir sobre determinadas condiciones laborales.
No se trata únicamente de comunicar que existe una herramienta informática.
La información deberá alcanzar también a sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando esos sistemas intervengan en decisiones relacionadas con la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato.
Por ejemplo, una empresa que utilice un sistema automatizado para repartir turnos, asignar determinadas tareas o intervenir en decisiones sobre productividad tendrá que comprobar si entra dentro de esta obligación.
Es un buen momento, por tanto, para que Recursos Humanos sepa exactamente qué herramientas tecnológicas utiliza y, sobre todo, qué decisiones toma realmente cada una de ellas.
No basta con informar en cualquier momento
Otra novedad práctica está en los plazos. Con carácter general, la información deberá facilitarse antes de que comience la relación laboral.
Puede entregarse en papel o electrónicamente. Si se utiliza el formato digital, el trabajador debe poder acceder a la información, almacenarla e imprimirla y la empresa tendrá que conservar prueba de que la ha transmitido o de que ha sido recibida.
Además, si posteriormente cambia alguna de las condiciones sobre las que existe obligación de informar, habrá que comunicarlo lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que el cambio produzca efectos.
Esto aconseja revisar algunos procedimientos internos. No servirá de mucho disponer de un modelo impecable si después una modificación de jornada, funciones o condiciones se comunica tarde o no queda correctamente documentada.
¿Qué ocurre con los trabajadores que ya están contratados?
La entrada en vigor de la norma no obliga, sin más, a entregar inmediatamente un nuevo documento a toda la plantilla.
Para las relaciones laborales que ya estén vigentes el 5 de octubre de 2026, el trabajador podrá solicitar aquella información exigida por la nueva regulación que todavía no obre en su poder.
Cuando esto ocurra, la empresa dispondrá de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud para facilitársela.
Es un matiz importante. No estamos hablando necesariamente de rehacer de oficio todos los contratos existentes.
Sí parece aconsejable, en cambio, revisar qué documentación tiene actualmente la plantilla y estar preparados para responder si se recibe una solicitud.
Habrá modelos oficiales, pero no conviene esperar para adaptarse
El Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través del SEPE, deberá poner a disposición de empresas y trabajadores un modelo de documento informativo que facilite el cumplimiento de estas obligaciones.
La norma establece para ello un plazo máximo de 20 días desde su publicación.
Ahora bien, que esos modelos todavía no estén disponibles no suspende las nuevas obligaciones. Hasta que se publiquen, la empresa deberá facilitar la información utilizando un medio adecuado que permita dejar constancia y garantice su accesibilidad.
Por tanto, esperar al modelo oficial no debería ser la única estrategia.
¿Qué recomendamos revisar antes del 5 de octubre?
En la práctica, no parece necesario convertir cada contrato laboral en un documento interminable. Lo importante es comprobar si, entre el contrato y la documentación complementaria que se entrega al trabajador, queda cubierta toda la información exigida.
Conviene revisar especialmente los modelos de contratación, las cláusulas sobre salario variable, los sistemas de jornada y turnos, los periodos de prueba, los procedimientos de incorporación, la información sobre políticas internas y el uso de herramientas automatizadas en Recursos Humanos.
También merece la pena comprobar cómo se acredita actualmente la entrega de esa documentación. Mandar un archivo por correo electrónico puede servir, pero la empresa deberá poder conservar constancia de su transmisión o recepción y el documento tendrá que ser accesible, almacenable e imprimible.
Desde el despacho recomendamos realizar esta comprobación antes de las próximas contrataciones y adaptar la documentación laboral a las nuevas exigencias, evitando tener que resolver las carencias cuando la relación laboral ya haya comenzado.
Pueden ponerse en contacto con ASINEM gestoría en Cantabria para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
